Projelerin ilerlemesini farklı biçimlerde bildirmek, ekip içinde ortak bir görünüm oluşturmayı zorlaştırabilir. Görev ve proje durumlarını belirli aşamalara bağlamak, tamamlanan, devam eden ve bekleyen işleri aynı düzen içinde izlemeye yardımcı olur. Böylece ilerleme, kişisel yorumlar yerine proje görevlerindeki güncel adımlarla takip edilir.

Haftalık raporlar, düzenli kontroller veya her yeni proje için gereken başlangıç işleri tekrar tekrar oluşturulabilir. Otomasyon kuralları bu görevlerin belirlenen aralıklarla açılmasına ve ilgili kişiye atanmasına yardımcı olur. Böylece ekip, standart başlangıç adımlarını her projede yeniden elle kurmak zorunda kalmaz.

Yaklaşan teslim tarihleri veya tamamlanmamış görevler için hatırlatmalar tanımlayabilirsiniz. Bu bildirimler, sorumluların hangi işe ne zaman dönmesi gerektiğini görmesine yardımcı olur. Proje yöneticisi de kritik tarihleri her ekip üyesine ayrı ayrı sormak yerine görevlerin mevcut durumunu kontrol edebilir.

İçerik, bütçe, tasarım veya teslimat onayı bekleyen işler için süreci görev akışına dahil edin. Onayın kimde olduğu ve onaydan sonra hangi görevin başlayacağı daha görünür hale gelir. Onay tamamlandığında ilgili kişiye bilgi verme veya sonraki görevi oluşturma adımlarını proje düzeninize göre yapılandırabilirsiniz.

Bir görev tamamlandığında süreç başka bir sorumluya veya yeni bir adıma geçebilir. Otomasyonla sonraki görev için atama yapılmasını ya da ilgili kişinin bilgilendirilmesini sağlayabilirsiniz. Bu yaklaşım, görevler arasındaki geçişlerin proje yöneticisi tarafından her seferinde manuel olarak kontrol edilmesi ihtiyacını azaltır.

Her projenin görev sırası, onay yapısı ve bildirim ihtiyacı aynı değildir. Önce en sık tekrarlanan işi veya en çok takip gerektiren geçişi belirleyin; ardından tek bir atama, hatırlatma ya da onay kuralıyla başlayın. İşleyiş netleştikçe otomasyonu farklı proje adımlarına uyarlayabilirsiniz.